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Prozesswissen systematisch teilen

Louise Svenstrup
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Last updated on 30/06/2025

Die Weitergabe von Wissen und Know-how ist Teil jeder Organisation. Aber wie systematisiert eine Organisation diese Informationen, so dass sie von allen ständig genutzt werden können? Wir haben mit Rasmus Steen Malmstrøm, CEO des Gluu-Beratungspartners Refine Consulting, über seine Erfahrungen mit dem Einsatz von Gluu bei Kunden gesprochen.

Refine Consulting hilft Organisationen bei der Geschäftsentwicklung, z.B. bei der Systematisierung des Wissensaustauschs „Wir helfen der Organisation, ihr Know-how und ihre Best Practices zu nutzen, damit sie in noch stärkerem Maße eine gute Leistung erbringen kann„, wie Rasmus es ausdrückt.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über den Prozess, den Refine Consulting mit seinen Kunden durchläuft, um dies zu erreichen.

Wissen und Prozesse verankern – hier macht Gluu den Unterschied

Rasmus beschreibt, wie sie mit der Entwicklung von Verfahren, der Abbildung von Prozessen, der Implementierung und der Verankerung arbeiten, um das Wissen und Know-how der Kunden explizit und für die Organisation nutzbar zu machen. Dabei ist die Methode, mit der der Kunde das „neue“ Wissen einbettet und zugänglich macht, entscheidend.

„Und hier kommt Gluu ins Spiel“, sagt Rasmus und erzählt mir, dass Gluu das entscheidende Werkzeug ist, wenn es darum geht, den Wissensaustausch in der Organisation zu systematisieren. Nicht nur, wenn es darum geht, Know-how und bewährte Praktiken für alle sichtbar zu machen, sondern auch, um darauf zuzugreifen, es zu pflegen und kontinuierlich zu ändern, wenn es in die Praxis umgesetzt wird und wenn neue Erkenntnisse hinzukommen.

„… Entscheidend ist, wie man dieses Wissen einbettet und zugänglich macht.“

Schaffen Sie ein klares Bild mit einem Tool, das eine klare, gemeinsame Sprache schafft

Ich denke besonders, dass Gluu dazu beigetragen hat (der Entwicklungsprozess, rot. ), um ein klareres Bild von der konkreten Umsetzung und der Art und Weise, wie sie geschehen wird, zu schaffen.“

Rasmus spricht dann darüber, wie wichtig es ist, das Unternehmen zu Beginn des Entwicklungsprozesses rund um seine bewährten Verfahren und sein Know-how zu organisieren. Auch wenn Sie eine gute Vorstellung davon haben, wo Sie hinwollen, fügt Rasmus hinzu, dann gibt Ihnen Gluu die Möglichkeit, zu veranschaulichen, wo Sie in Zukunft mit Ihrem Know-how arbeiten werden.

Das ist das Tolle an Gluu und daran, sich im Voraus für ein Tool entschieden zu haben, denn es hilft einfach, eine klarere Sprache zu finden: Wohin gehen wir? Welche konkreten Ergebnisse wünschen Sie sich? Es war definitiv von großer Bedeutung und hat unseren Kunden geholfen, ein klareres Bild davon zu bekommen, was sie von unserem Projekt erwarten können.

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Ziele klarer formulieren

Rasmus gibt mir ein Beispiel aus einer Kick-off-Veranstaltung mit einer mittelgroßen Organisation. Hier musste das Ziel klar sein, und es im Voraus zu visualisieren, führte zu einer viel detaillierteren und spezifischeren Denkweise darüber, wie es realisiert werden könnte.

… und Gluu als Werkzeug zu haben, ist definitiv ein entscheidendes Element, wenn die Implementierung heute erfolgreich ist.“

Es half uns, uns auf die Kommunikation zu konzentrieren, auf klarere Rollen und darauf, wie wir mit der zukünftigen Digitalisierung der Organisation arbeiten können.

… Und das lag sicherlich an Gluu.“

👉 Recommendation: This features an engaging interview that highlights the effectiveness of Gluu’s partner engagement system. You’ll also get an inside view of the typical phases involved in a client engagement. This invaluable resource provides keen insights into how strategic collaboration can drive success in your operations. Highly recommended for business professionals, managers, and anyone interested in enhancing organizational efficiency.

Die Phasen eines typischen Kundenengagements

Rasmus beschreibt das typische Kundenengagement, bei dem sie Organisationen in drei Phasen helfen:

1) Klärung/Abbildung des Ist-Zustandes

2) Entwicklung des zukünftigen Zustandes

3) Umsetzung

Klärung/Abbildung des Ist-Zustandes

Wo steht das Unternehmen heute? Welchen Ansatzpunkt haben wir? Hier sprechen wir mit wichtigen Mitarbeitern. In Meetings und Workshops klären wir, wie heute gearbeitet wird. Das sind die Werkzeuge, die wir verwenden. Dies sind die Systeme, auf denen wir unser Geschäft aufbauen usw.

Auf diese Weise helfen wir der Organisation, ein besseres Verständnis für sich selbst zu entwickeln. Damit ist die Grundlage für das, womit wir in der Entwicklungsphase arbeiten. Wir tun dies, um Prioritäten zu setzen, wo es am wahrscheinlichsten ist, Verbesserungen vorzunehmen.

Entwicklung des zukünftigen Zustands

In dieser Phase entscheiden wir, worauf wir uns konzentrieren sollen. Von hier aus entwickeln wir Systeme, Werkzeuge und Methoden, die in der Praxis funktionieren. Durch diese Aktivitäten kommen wir auch dem Gespräch näher, was wir tun können, um dies in der Implementierungsphase in ihrer täglichen Arbeit zu verankern.

Gluu als Werkzeug gibt uns die Möglichkeit, genau zu veranschaulichen und zu veranschaulichen, wie man in Zukunft mit seinem Know-how arbeiten wird.“

Implementierung

In dieser Phase tragen wir zum Training selbst bei. Dabei kann es sich sowohl um Schulungen im Umgang mit neuen Werkzeugen handeln, als auch um das Verständnis der neuen Prinzipien, die erforderlichen Geschäftsprozesse, das spezialisierte Lernen in konkreten Methoden oder was sonst noch benötigt wird. Dies alles kann Teil des Implementierungsprozesses sein.

In dieser Phase wird Gluu als Plattform verwendet, um das oben Genannte zu erreichen.

Wir konzentrieren uns nicht nur auf die Nutzung der neuen Systeme und Tools, sondern vielmehr darauf, die Kultur für die neue Arbeitsweise zu entwickeln. Nennen wir es eine Verbesserungskultur. Hier besprechen wir, wie Sie in Alltagssituationen innehalten und nachdenken und fragen können: Ist das gut genug, oder müssen wir es verbessern?

„Zeigen – nicht erzählen“

Vielen Dank an Refine Consulting und Rasmus Steen Malmstrøm, die uns einen Einblick in die Verwendung von Gluu in den verschiedenen Phasen ihrer Arbeit gegeben haben.

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Schlussfolgerung

Abschließend zeigt die Fallstudie der Partnerinterviews, wie wichtig die von Gluu angewandte Strategie des Wissensaustauschs für die Förderung erfolgreicher Geschäftspartnerschaften ist. Der geschäftsführende Gesellschafter Mark Samuel betont die Vorteile, die die Software von Gluu bei der Vereinfachung von Prozessen, der Verbesserung der Zusammenarbeit und der Steigerung der Gesamteffizienz ihres Unternehmens bietet. Es ist offensichtlich, dass Gluus innovativer Geschäftsansatz nicht nur dazu beiträgt, kooperative Partnerschaften zu kultivieren, sondern auch das gegenseitige Wachstum und die Entwicklung in einer wettbewerbsorientierten Marktlandschaft fördert. Dies unterstreicht die Bedeutung des Wissensaustauschs im heutigen digitalen Zeitalter als wertvolles Instrument für den Geschäftserfolg.

Fragen und Antworten

Who are some of the clients or types of businesses that have benefited from Gluu’s features and functionalities?

Gluu’s features and functionalities have proven beneficial for a wide spectrum of clients spanning across various types of businesses. For instance, large corporations looking to streamline their complex procedures, small to medium-sized enterprises interested in optimizing their workflows, as well as startups wanting to set a solid foundation for their business processes have all leveraged the benefits of Gluu. Essentially, any organization that seeks to automate, manage, and improve their processes can harness the power of Gluu.

What is typically the timeline for implementing Gluu’s system into a company’s existing processes?

Companies often encounter variable timelines when they implement Gluu’s system into their existing processes. The specific needs and complexity of the organization’s processes largely determine this. However, the design of Gluu facilitates easy implementation, enabling companies to incorporate it into their workflow swiftly. Generally, after completing the initial setup, companies may witness significant improvements in their business processes within a few weeks.

Do they offer tailored packages or customizable features to cater to the specific needs of different businesses?

Yes, Gluu does offer tailored packages and customizable features to meet the unique needs of different businesses. They provide a variety of packages designed for businesses of all sizes and their features can be adapted to fit specific business models. This level of flexibility ensures that every organization can maximize the benefits of using Gluu’s process management solutions.

About the Author

Louise Svenstrup

LinkedIn Profile

Louise Svenstrup is a seasoned professional specializing in business process management and customer success. As the Head of Customer Success at Gluu, Louise plays a pivotal role in guiding organizations through the adoption and optimization of Gluu’s BPM solutions. Her work focuses on ensuring seamless implementations, often involving tailored training sessions and workshops designed to align internal workflows with business objectives. Louise's expertise extends to helping companies build robust process architectures, improve efficiency, and foster collaboration across teams. Prior to joining Gluu, Louise worked as Head of Quality at Danish food packaging manufacturer, Berry Superfos, where she played a key-role in improving processes and implementing Gluu.

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